Der bisherige Registrierungsprozess erfordert oft einen erheblichen Arbeitsaufwand. Die manuelle Eingabe sämtlicher Daten neuer Schulweghelfer stellt eine zeitaufwendige Aufgabe dar. Insbesondere zu Beginn eines neuen Schuljahres wird die Verwaltung mit einem beträchtlichen Arbeitsaufwand konfrontiert.
Mit dem Schulweghelfer Management System wird die Registrierung erheblich vereinfacht. Interessenten haben nun die Möglichkeit, sich per PC, Tablet oder Smartphone in wenigen Minuten selbstständig zu registrieren. Diese innovative Funktion optimiert nicht nur den gesamten Datenerfassungsprozess, sondern erhöht im besten Fall auch die Zahl potenzieller Schulweghelfer, da der Prozess deutlich einfacher ist als sich mit der Verwaltung in Verbindung zu setzten. Administratoren können nach der Registrierung mit nur einem Mausklick entscheiden, ob der Schulweghelfer eingesetzt werden soll, oder nicht.
Bei der Ersteinrichtung übernehmen wir die einmalige Hinterlegung aller Gefahrenstellen, an denen Schulweghelfer eingesetzt werden, für Sie. Im Dashboard des Schulweghelfer Management Systems finden Sie eine Kartenübersicht mit sämtlichen relevanten Gefahrenstellen in Ihrem Gebiet. Diese Bereiche haben sich erfahrungsgemäß als besonders interessant für die Akquise neuer Schulweghelfer erwiesen.
Leider sind Schulweghelfer immer knapp. Wir erleichtern Ihnen nicht nur die einfache digitale Registrierung, sondern unterstützen Sie auch zusätzlich, indem wir Ihnen bei Bedarf mehrere Sets personalisierter DIN-A3-Aushänge zur Verfügung stellen. Diese Aushänge verfügen bereits über einen QR-Code bzw. eine Webadresse.
Platzieren Sie die Aushänge in der Nähe von Gefahrenstellen, um potenzielle Schulweghelfer zu gewinnen und sie dazu zu motivieren, aktiv zur Sicherheit auf dem Schulweg beizutragen. Durch diese innovative Verbindung von Gefahrenstellen und gezielter Rekrutierung schaffen wir gemeinsam eine sicherere Umgebung im Straßenverkehr.
Schulweghelfer können an verschiedenen Wochentagen eingesetzt werden. Das Einteilungssystem zeigt in einer Kalenderübersicht alle verfügbaren Schulweghelfer ortsbasiert pro Wochentag an.
Diese Methode bietet den Vorteil, dass auf einen Blick erkennbar ist, ob möglicherweise mehrere Schulweghelfer am selben Tag und Ort verfügbar wären. Gleichzeitig ermöglicht die Einteilung, dass Schulweghelfer möglichst sparsam eingesetzt werden, insbesondere wenn ausreichend andere Personen zur Verfügung stehen.
Diese flexible Zuweisung ermöglicht eine ausgewogene Verteilung und fördert eine harmonische Fluktuation.
Orte, an denen kein Schulweghelfer zur Verfügung steht, werden deutlich durch farbliche Hervorhebung markiert.
Schulweghelfer haben die Möglichkeit, ihre Einsätze effizient und umweltfreundlich über digitale Plattformen wie Smartphone oder PC zu dokumentieren.
Dies führt nicht nur zu einer Reduzierung des Verwaltungsaufwands, sondern trägt auch dazu bei, Ressourcen zu schonen, da weniger Papier verbraucht wird und keine Versandkosten anfallen.
Die erfassten Daten werden im Schulweghelfer Management System digital gespeichert und dienen der reibungslosen Abwicklung der Aufwandsentschädigung. Durch die einmalige Hinterlegung der Entschädigungshöhe pro Einsatzort können sämtliche Abrechnungen mit nur einem Klick in Sekundenschnelle durchgeführt werden.
Der Schulweghelfer-Dienst beruht auf ehrenamtlicher und freiwilliger Basis.
In der Regel wird erwartet, dass die Schulweghelfer ihren Verpflichtungen nachkommen und die zugewiesenen Gefahrenstellen besetzen. Doch wie kann festgestellt werden, dass dies auch tatsächlich geschieht?
Die digitale Übermittlung ermöglicht es, präzise festzustellen, welche Gefahrenstellen von den Schulweghelfern betreut wurden. Auf diese Weise können Monats- oder Jahresstatistiken erstellt werden, die der Gemeinde oder Stadtverwaltung eine klare Sicherheit darüber geben, dass die Gefahrenstellen bestmöglich geschützt wurden. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen in die Wirksamkeit des Schulweghelfer-Dienstes zu stärken.
Die Verwaltung steht regelmäßig vor der Herausforderung des wiederkehrenden Abrechnens der Aufwandsentschädigung für Schulweghelfer. Hierbei müssen die Anzahl der Einsätze zuverlässig ermittelt und berechnet werden.
Mit dem Schulweghelfer Management System wird dieser Arbeitsaufwand deutlich minimiert. Die digitale Übermittlung der Einsätze durch die Schulweghelfer und die einmalige Hinterlegung der Kosten für jede Gefahrenstelle ermöglichen eine vollständig automatisierte Abrechnung.
Mit nur einem Klick können detaillierte Kostenaufstellungen für einen festgelegten Zeitraum erstellt werden, die dann direkt an die Kassenstelle oder Buchhaltung weitergeleitet werden können.
Dadurch liegen der Buchhaltung alle notwendigen Informationen für eine Auszahlung vor. Dies optimiert den Abrechnungsprozess erheblich und spart wertvolle Zeit in der Verwaltung.